La création des feuilles de temps dans TimeGold
est une opération simple qui ne prendra que quelques minutes. De votre
module d'entrée des feuilles de temps vous avez accès à la liste des
dossiers, à la liste des étapes de travail et au calendrier intégré, et
ce, pour votre commodité et pour garder l'intégrité des données
Lors de la réalisation de vos contrats, certaines dépenses devront être
effectuées afin de vous permettre de mener à bien votre travail. Un
module de dépenses a donc été inclus à TimeGold. Celui-ci étant relié
au module de facturation, vous pourrez automatiquement, si désiré,
facturer vos clients pour des dépenses tels que déplacements
automobile, communications interurbaines, photocopies, etc...
Il est possible pour l'utilisateur d'ajouter autant de types de
dépenses qu'il est requis. Lors de l'entrée des dépenses, vous avez
aussi le choix d'inclure ou non les taxes applicables.
TimeGold a été conçu pour croître au même rythme que votre entreprise
et ainsi s'adapter à vos besoins grandissants.
- Il n'y a aucune limite quant au nombre
d'employés que vous pouvez inscrire au registre des employés.
- TimeGold ne vous limitera d'aucune façon au
nombre de dossiers clients qui seront créés.
- Vous pourrez créer autant de types de dépenses
et d'étapes de travail que vous le jugerez nécessaire.
- Avec le temps et selon la croissance de votre
entreprise, les bases de données de TimeGold seront plus volumineuses,
que ce soit au niveau des factures, des dossiers ou de la liste des
employés. Afin de faciliter les recherches et d'accroître votre
efficacité, des utilitaires de recherche ont été intégrés dans chacun
des principaux modules de TimeGold. Ceux-ci vous permettront de trouver
rapidement les informations qui vous sont nécessaires.
TimeGold est un logiciel entièrement bilinque
(français et anglais). Cette particularité vous sera utile à plusieurs
points de vue.
- La facturation pourra être effectuée dans la
langue de votre client si vous le désirez.
- La langue d'utilisation de TimeGold peut être
modifiée à chaque fois que vous accédez à TimeGold.
- Dans le cas d'une version réseau, TimeGold
offre la possibilité d'avoir des postes de travail configurés en
français et d'autres postes configurés en anglais.
Timegold vous offre trois (3) modes de
facturation :
- Facture à taux horaire.
Avec Timegold la facturation des contrats effectués au taux horaire
deviendra d'une surprenante facilité étant donné que des liens sont
créés automatiquement entre le module de facturation et le module des
feuilles de temps.
- Facture à montant fixe.
Vous utiliserez le mode facture à montant fixe dans l'alternative où le
contrat signé avec votre client est à taux forfaitaire.
- Facture de produits et
services. Vous utiliserez ce mode pour la facturation de
matériel ou de services offerts en surplus du mandat qui vous a été
confié par votre client.
Ces trois modes de facturation sont en relation
directe avec les bases de données du menu registre. Lors de la création
des factures, les données relatives à chaque dossier seront incluses à
la facture et calculées automatiquement, ceci afin de vous faciliter la
tâche et d'éviter un oubli qui pourrait être coûteux pour votre
entreprise.
TimeGold vous permet également :
- Le calcul automatique
des taxes avec option de facturer avec ou sans taxe selon le
besoin.
- De définir quatre (4)
taux horaire de facturation différents, vous permettant de vous
ajuster automatiquement à vos clients.
- La possibilité d'intégrer
le logo de votre entreprise aux factures.
TimeGold permet à l'utilisateur une gestion
exhaustive des comptes recevables. Après avoir entré les paiements
reçus, il sera possible d'obtenir un rapport des paiements reçus, trié
par numéro de dossier ou numéro de facture, pour une période donnée.
Les factures payées sont regroupées et
accessibles aisément, permettant une vérification rapide de celles-ci
et l'ajout de correctifs si nécessaire.
Afin d'effectuer un rappel aux clients
retardataires, l'impression d'états de comptes est un autre atout de
TimeGold. L'utilisateur pourra obtenir un rapport sur les états de
compte envoyés afin de faciliter le suivi de ces derniers
TimeGold offre une multitude de rapports qui
seront utiles sous plusieurs aspects pour vous permettre d'avoir une
vision plus globale des différents dossiers traités par votre
entreprise.
Que ce soit au niveau des heures travaillées, des
dépenses effectuées dans le cadre de la réalisation des dossiers ou
pour un meilleur suivi de votre facturation, vous découvrirez vite les
avantages reliés à chacun des rapports disponibles.
Pour voir des examples de facturation
et de rapports allez sur la page des Examples
de Rapports et de Factures.
Voici la liste des différents rapports
disponibles dans Timegold :
Rapports feuilles de temps
- Triées par numéro de feuilles de temps
- Triées par numéro d'employé
- En ordre chronologique
Rapports factures
- Fcatures émises (par responsable)
- Factures annulées (par responsable)
- Temps à facturer
Rapports compte recevables
- Paiements reçus (par responsable)
- États de compte
Travaux en cours
- Complet (par responsable)
- Heures à facturer
- Heures non-facturables
- Heures à facturer et heures non-facturables
- Heures facturées
Rapports coûts de dossiers
- Temps: par dossier, par employé
- Temps: par dossier, par étape de travail
Rapports des dépenses
- Dépenses facturées
- Dépenses non-facturées
- Sommaire ou détaillé par type de dépenses et
par dossier
- Sommaire ou détaillé par type de dépense et par
employé
Vous pourrez aussi obtenir une copie du registre
des dossiers et une copie du registre des employés.
Un des principaux objectifs des
concepteurs de TimeGold a été de vous
offrir une interface simple d'utilisation et facile d'apprentissage et
ce, afin de vous éviter des heures d'apprentissage fastidieuses, vous
permettant de mettre TimeGoldMC à
votre service dans les plus brefs délais.
Calendrier intégré
Un calendrier est intégré à
TimeGold. Lorsqu'une date doit être
indiquée, vous avez l'opportunité d'accéder au calendrier pour
sélectionner la date voulue afin que celle-ci s'inscrive
automatiquement.
Un module d'aide contextuelle intégré
décrivant le processus à suivre étape par étape, est disponible à tout
moment. Chacun des écrans de saisie de TimeGold
est muni d'un bouton <<aide>> qui donne automatiquement
accès aux informations relatives à cet écran, vous évitant ainsi de
parcourir les fichiers d'aide au complet. (Voyez
par vous même)
Un module de visualisation à l'écran vous permet de consulter vos
rapports et factures (pour fins de corrections ou modifications) avant
de procéder à leur enregistrement permanent ainsi qu'à leur impression
Lorsque votre entreprise s’agrandit, la version réseau de TimeGold vous
sera d’une grande utilitée. Les employés pourront à partir de leur
poste de travail enter directement leurs feuilles de temps éliminant du
même coup le besion d’avoir une personne qui sera attitrée à faire
l’entrée de ces données dans TimeGold, ce qui vous permettera
d’utiliser cette personne à des fins plus productives.
Avec l’entrée des heures travaillées par les employés au fur et à
mesure que leurs tâches sont terminées, il devient donc possible pour
vous d’obtenir des rapports sur l’avancement de vos dossiers à tout
moment de la journée.
Des utilitaires de recherche ont été intégrés aux différents modules de
TimeGold afin de vous permettre de trouver les informations désirées
sur tel ou tel dossier de façon rapide à partir de mot clefs.
Lors de l’ajout d’un nouvel employé, un code de
sécurité lui sera attribué. Cette fonction vous permettra de limiter
l’accès au modules de facturation, rapports, dossiers et employées afin
de préserver les informations confidentielles.
Avec la version 4.1, c’est un jeu d’enfant de
faire une copie de sécurité (sur disquettes ou sur un disque dur de
votre réseau) de la base de données du logiciel afin de protéger les
informations que vous aurez entrées dans TimeGold.
Vous n’aurez qu’à suivre les instructions qui
seront affichées à l’écran. La récupérations des données sauvegardées
s’effectuera tout aussi simplement lorsque vous en aurez besoin.
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