La création des feuilles de temps dans TimeGold
est une opération simple qui ne prendra que quelques
minutes. De votre module d'entrée des feuilles de temps
vous avez accès à la liste des dossiers, à
la liste des étapes de travail et au calendrier intégré,
et ce, pour votre commodité et pour garder l'intégrité
des données
Lors de la réalisation de vos contrats, certaines dépenses
devront être effectuées afin de vous permettre de
mener à bien votre travail. Un module de dépenses
a donc été inclus à TimeGold. Celui-ci étant
relié au module de facturation, vous pourrez
automatiquement, si désiré, facturer vos clients
pour des dépenses tels que déplacements
automobile, communications interurbaines, photocopies, etc...
Il est possible pour l'utilisateur d'ajouter autant de types de
dépenses qu'il est requis. Lors de l'entrée des dépenses,
vous avez aussi le choix d'inclure ou non les taxes applicables.
TimeGold a été conçu pour croître au
même rythme que votre entreprise et ainsi s'adapter à
vos besoins grandissants.
- Il n'y a aucune limite quant au nombre d'employés
que vous pouvez inscrire au registre des employés.
- TimeGold ne vous limitera d'aucune façon au nombre
de dossiers clients qui seront créés.
- Vous pourrez créer autant de types de dépenses
et d'étapes de travail que vous le jugerez nécessaire.
- Avec le temps et selon la croissance de votre entreprise,
les bases de données de TimeGold seront plus
volumineuses, que ce soit au niveau des factures, des
dossiers ou de la liste des employés. Afin de
faciliter les recherches et d'accroître votre
efficacité, des utilitaires de recherche ont été
intégrés dans chacun des principaux modules de
TimeGold. Ceux-ci vous permettront de trouver rapidement les
informations qui vous sont nécessaires.
TimeGold est un logiciel entièrement bilinque (français
et anglais). Cette particularité vous sera utile à
plusieurs points de vue.
- La facturation pourra être effectuée dans la
langue de votre client si vous le désirez.
- La langue d'utilisation de TimeGold peut être
modifiée à chaque fois que vous accédez
à TimeGold.
- Dans le cas d'une version réseau, TimeGold offre
la possibilité d'avoir des postes de travail configurés
en français et d'autres postes configurés en
anglais.
Timegold vous offre trois (3) modes de facturation :
- Facture à taux horaire.
Avec Timegold la facturation des contrats effectués
au taux horaire deviendra d'une surprenante facilité étant
donné que des liens sont créés
automatiquement entre le module de facturation et le module
des feuilles de temps.
- Facture à montant fixe.
Vous utiliserez le mode facture à montant fixe dans
l'alternative où le contrat signé avec votre
client est à taux forfaitaire.
- Facture de produits et services.
Vous utiliserez ce mode pour la facturation de matériel
ou de services offerts en surplus du mandat qui vous a été
confié par votre client.
Ces trois modes de facturation sont en relation directe avec
les bases de données du menu registre. Lors de la création
des factures, les données relatives à chaque
dossier seront incluses à la facture et calculées
automatiquement, ceci afin de vous faciliter la tâche et
d'éviter un oubli qui pourrait être coûteux
pour votre entreprise.
TimeGold vous permet également :
- Le calcul automatique des taxes
avec option de facturer avec ou sans taxe selon le besoin.
- De définir quatre (4) taux
horaire de facturation différents, vous
permettant de vous ajuster automatiquement à vos
clients.
- La possibilité d'intégrer
le logo de votre entreprise aux factures.
TimeGold permet à l'utilisateur une gestion
exhaustive des comptes recevables. Après avoir entré
les paiements reçus, il sera possible d'obtenir un
rapport des paiements reçus, trié par numéro
de dossier ou numéro de facture, pour une période
donnée.
Les factures payées sont regroupées et
accessibles aisément, permettant une vérification
rapide de celles-ci et l'ajout de correctifs si nécessaire.
Afin d'effectuer un rappel aux clients retardataires,
l'impression d'états de comptes est un autre atout de
TimeGold. L'utilisateur pourra obtenir un rapport sur les états
de compte envoyés afin de faciliter le suivi de ces
derniers
TimeGold offre une multitude de rapports qui seront utiles
sous plusieurs aspects pour vous permettre d'avoir une vision
plus globale des différents dossiers traités par
votre entreprise.
Que ce soit au niveau des heures travaillées, des dépenses
effectuées dans le cadre de la réalisation des
dossiers ou pour un meilleur suivi de votre facturation, vous
découvrirez vite les avantages reliés à
chacun des rapports disponibles.
Pour voir des examples de facturation et de
rapports allez sur la page des
Examples de Rapports et de Factures.
Voici la liste des différents rapports disponibles
dans Timegold : Rapports feuilles de
temps
- Triées par numéro de feuilles de temps
- Triées par numéro d'employé
- En ordre chronologique
Rapports factures
- Fcatures émises (par responsable)
- Factures annulées (par responsable)
- Temps à facturer
Rapports compte recevables
- Paiements reçus (par responsable)
- États de compte
Travaux en cours
- Complet (par responsable)
- Heures à facturer
- Heures non-facturables
- Heures à facturer et heures non-facturables
- Heures facturées
Rapports coûts de dossiers
- Temps: par dossier, par employé
- Temps: par dossier, par étape de travail
Rapports des dépenses
- Dépenses facturées
- Dépenses non-facturées
- Sommaire ou détaillé par type de dépenses
et par dossier
- Sommaire ou détaillé par type de dépense
et par employé
Vous pourrez aussi obtenir une copie du registre des
dossiers et une copie du registre des employés.
Un des principaux objectifs des concepteurs de
TimeGold a été
de vous offrir une interface simple d'utilisation et facile
d'apprentissage et ce, afin de vous éviter des heures
d'apprentissage fastidieuses, vous permettant de mettre
TimeGoldMC à votre
service dans les plus brefs délais.
Calendrier intégré
Un calendrier est intégré
à TimeGold.
Lorsqu'une date doit être indiquée, vous avez
l'opportunité d'accéder au calendrier pour sélectionner
la date voulue afin que celle-ci s'inscrive automatiquement.
Un module d'aide contextuelle intégré
décrivant le processus à suivre étape par
étape, est disponible à tout moment. Chacun des écrans
de saisie de TimeGold est
muni d'un bouton <<aide>> qui donne
automatiquement accès aux informations relatives à
cet écran, vous évitant ainsi de parcourir les
fichiers d'aide au complet. (Voyez
par vous même)
Un module de visualisation à l'écran vous permet
de consulter vos rapports et factures (pour fins de corrections
ou modifications) avant de procéder à leur
enregistrement permanent ainsi qu'à leur impression
Lorsque votre entreprise s’agrandit, la version réseau
de TimeGold vous sera d’une grande utilitée. Les
employés pourront à partir de leur poste de
travail enter directement leurs feuilles de temps éliminant
du même coup le besion d’avoir une personne qui sera
attitrée à faire l’entrée de ces données
dans TimeGold, ce qui vous permettera d’utiliser cette
personne à des fins plus productives.
Avec l’entrée des heures travaillées par les
employés au fur et à mesure que leurs tâches
sont terminées, il devient donc possible pour vous d’obtenir
des rapports sur l’avancement de vos dossiers à tout
moment de la journée.
Des utilitaires de recherche ont été intégrés
aux différents modules de TimeGold afin de vous permettre
de trouver les informations désirées sur tel ou
tel dossier de façon rapide à partir de mot clefs.
Lors de l’ajout d’un nouvel employé, un
code de sécurité lui sera attribué. Cette
fonction vous permettra de limiter l’accès au
modules de facturation, rapports, dossiers et employées
afin de préserver les informations confidentielles.
Avec la version 4.1, c’est un jeu d’enfant de
faire une copie de sécurité (sur disquettes ou
sur un disque dur de votre réseau) de la base de données
du logiciel afin de protéger les informations que vous
aurez entrées dans TimeGold.
Vous n’aurez qu’à suivre les instructions
qui seront affichées à l’écran. La récupérations
des données sauvegardées s’effectuera tout
aussi simplement lorsque vous en aurez besoin. |
